Nota korygująca to dokument, który pozwala na sprostowanie błędów w fakturach bez konieczności wystawiania faktury korygującej. Wiele osób prowadzących działalność gospodarczą ma wątpliwości dotyczące tego, kto powinien wystawiać notę korygującą i jakie elementy powinna ona zawierać. W tym artykule wyjaśnimy wszystkie kwestie związane z notą korygującą – od podstaw prawnych, przez zasady jej wystawiania, aż po praktyczne wskazówki dotyczące jej przygotowania.

Czym jest nota korygująca i kiedy ją stosować

Nota korygująca to dokument księgowy, który służy do skorygowania pomyłek w fakturach, ale tylko w ściśle określonym zakresie. W przeciwieństwie do faktury korygującej, nota korygująca nie może zmieniać danych liczbowych, takich jak ceny czy ilości towarów.

Nota korygująca to dokument wystawiany przez nabywcę towaru lub usługi w celu sprostowania pomyłek w danych zawartych na fakturze, z wyłączeniem pomyłek dotyczących kwot podatku VAT.

Notę korygującą można wystawić wyłącznie w przypadku błędów dotyczących:

  • danych sprzedawcy lub nabywcy (np. nazwy, adresu, NIP)
  • numeru faktury
  • daty wystawienia faktury
  • nazwy (rodzaju) towaru lub usługi

Warto pamiętać, że nota korygująca nie może być stosowana do korygowania:

  • ilości towarów lub usług
  • cen jednostkowych
  • stawek podatku VAT
  • wartości sprzedaży netto, brutto czy kwot podatku

Do korygowania powyższych elementów służy wyłącznie faktura korygująca, którą wystawia sprzedawca.

Kto wystawia notę korygującą

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi. Jest to kluczowa różnica w porównaniu do faktury korygującej, którą wystawia sprzedawca.

Wystawienie noty korygującej przez nabywcę ma na celu usprawnienie procesu korygowania błędów formalnych. Dzięki temu rozwiązaniu nabywca może samodzielnie skorygować błędy w otrzymanej fakturze, bez konieczności odsyłania jej do sprzedawcy i oczekiwania na wystawienie korekty.

Należy jednak pamiętać, że wystawiona nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury pierwotnej (czyli sprzedawcy). Bez tej akceptacji nota korygująca nie ma mocy prawnej.

Obowiązkowe elementy noty korygującej

Aby nota korygująca była ważna z punktu widzenia przepisów podatkowych, musi zawierać określone elementy. Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT, nota korygująca powinna zawierać:

1. Wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA” lub „NOTA”
2. Numer kolejny i datę wystawienia noty
3. Dane identyfikacyjne nabywcy i sprzedawcy:
– imiona i nazwiska lub nazwy
– adresy
– numery identyfikacji podatkowej (NIP)
4. Numer faktury korygowanej
5. Wskazanie treści korygowanej informacji
6. Treść prawidłowej informacji

Warto zadbać o to, by nota korygująca była czytelna i jednoznacznie wskazywała, które elementy faktury są korygowane. Dobrą praktyką jest umieszczenie obok siebie informacji błędnej i poprawionej, co znacznie ułatwia weryfikację wprowadzonych zmian.

Przykład poprawnie wypełnionej noty korygującej

Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma ABC Sp. z o.o. otrzymała fakturę od dostawcy XYZ Sp. z o.o., ale na fakturze widnieje błędny numer NIP nabywcy. Nota korygująca powinna zawierać:

– Tytuł dokumentu: „NOTA KORYGUJĄCA nr 1/2023”
– Datę wystawienia noty: „15.10.2023”
– Dane nabywcy (ABC Sp. z o.o.) i sprzedawcy (XYZ Sp. z o.o.)
– Numer korygowanej faktury: „FV/2023/09/123”
– Wskazanie błędu: „Nieprawidłowy numer NIP nabywcy: 1234567890”
– Poprawną informację: „Prawidłowy numer NIP nabywcy: 0987654321”
– Podpisy osób upoważnionych

Procedura wystawienia i obiegu noty korygującej

Proces wystawienia i obiegu noty korygującej składa się z kilku kluczowych kroków:

1. Identyfikacja błędu – nabywca zauważa błąd w otrzymanej fakturze, który można skorygować notą korygującą.

2. Wystawienie noty – nabywca przygotowuje notę korygującą, zawierającą wszystkie wymagane elementy.

3. Przesłanie noty do sprzedawcy – nota musi zostać dostarczona do wystawcy faktury pierwotnej (sprzedawcy).

4. Akceptacja noty – sprzedawca potwierdza zgodność treści noty korygującej z faktycznym stanem rzeczy, podpisując ją lub w inny sposób potwierdzając akceptację.

5. Ewidencja księgowa – po uzyskaniu akceptacji, nota korygująca wraz z fakturą pierwotną stanowi komplet dokumentów, które należy odpowiednio zaewidencjonować w księgach.

Warto pamiętać, że nota korygująca może być wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku formy elektronicznej, akceptacja sprzedawcy również może nastąpić w formie elektronicznej, co znacznie przyspiesza cały proces.

Nota korygująca a faktura korygująca – kluczowe różnice

Często dochodzi do pomyłek w rozróżnianiu noty korygującej od faktury korygującej. Poniżej przedstawiamy najważniejsze różnice między tymi dokumentami:

Nota korygująca:
– wystawiana przez nabywcę
– koryguje wyłącznie błędy formalne (dane sprzedawcy, nabywcy, numer faktury, datę, nazwę towaru/usługi)
– wymaga akceptacji sprzedawcy

Faktura korygująca:
– wystawiana przez sprzedawcę
– koryguje dane liczbowe (ilość, cena, stawka VAT, wartość)
– nie wymaga akceptacji nabywcy

Znajomość tych różnic pozwala na prawidłowe stosowanie odpowiednich dokumentów korygujących w zależności od rodzaju błędu, który wymaga sprostowania, co zapobiega komplikacjom w rozliczeniach podatkowych.

Praktyczne wskazówki dotyczące not korygujących

1. Wzory dokumentów – warto przygotować własny wzór noty korygującej, który będzie zawierał wszystkie wymagane elementy. Można skorzystać z gotowych szablonów dostępnych w programach księgowych lub w internecie.

2. Numeracja – noty korygujące powinny mieć własną, odrębną numerację. Dobrą praktyką jest oznaczanie ich np. „NK/rok/numer kolejny” lub „NK/miesiąc/rok/numer”.

3. Terminy – przepisy nie określają terminów na wystawienie noty korygującej, jednak z praktycznego punktu widzenia warto robić to niezwłocznie po wykryciu błędu w fakturze, aby uniknąć problemów podczas rozliczeń podatkowych.

4. Przechowywanie – noty korygujące, podobnie jak faktury, należy przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

5. Wielokrotne korekty – jeśli na fakturze występuje więcej błędów formalnych, można je wszystkie skorygować jedną notą korygującą, co upraszcza dokumentację i zmniejsza ilość papierów.

Stosowanie się do powyższych wskazówek pozwoli na sprawne i zgodne z przepisami korygowanie błędów w fakturach, co przyczyni się do utrzymania porządku w dokumentacji księgowej firmy.

Nota korygująca to prosty, ale niezwykle ważny dokument w obrocie gospodarczym. Prawidłowe jej stosowanie pozwala na szybkie korygowanie błędów formalnych w fakturach bez angażowania sprzedawcy w proces wystawiania faktury korygującej. Kluczowe jest pamiętanie o zakresie jej stosowania oraz o konieczności uzyskania akceptacji sprzedawcy, aby dokument miał pełną moc prawną. Dzięki temu możemy usprawnić procesy księgowe i zapewnić prawidłowość dokumentacji podatkowej.